从0到1如何搭建行政经理能力体系？

知行晓政 · 发表于 2023-4-19 17:12:29

行政经理，是基础行政岗的一次重要职业进阶，不但要对行政领域有深入理解，还要能够将自身经验总结输出。

基础行政如何从0到1搭建行政经理能力体系？

让我们先来看看行政经理需要哪些必备技能

一、行政经理必须具备的能力

在整理了一些相关招聘需求后，小知总结了以下行政经理必备能力，供你参考 ⬇️

1. 制定行政相关管理制度

制定行政管理制度，是行政经理能力要求中最为重要的一点，绝大部分招聘需求都有提及。

行政经理对于流程、制度的理解能够帮助企业完善自身管理。这是招聘企业对此岗位的核心需求，同时也是基础行政完成这场职业跃升最困难的一步。

2. 建设/优化企业行政流程

这项能力建立在行政们多年工作经验的基础上，要求大家能够将行政经验与企业自身情况，输出一套适合企业的管理流程，提高管理效率与员工体验。

3. 制定行政预算，管理行政费用

无论是协助行政总监还是自行负责，大部分公司都会要求行政经理拥有能够制定部门预算的能力，能够控制行政成本。

4. 统筹基础行政工作

成为行政经理也无法脱离基础行政工作内容，办公区环境管理、后勤管理、活动策划...都需要经理岗来统筹。

如果企业规模较小，很可能还需要行政经理承担一些执行工作，如装修选址、接待等。根据企业对岗位要求的不同，对行政经理人擅长的板块也会有侧重，譬如正在扩张阶段的企业可能会需要擅长装修选址的经理，而传统类型企业会希望行政经理能够擅长对外联系、公文写作等。

5. 行政团队建设与管理

成为行政经理，通常意味着你将拥有团队伙伴协同作战。给你一个行政团队，该如何管理？如何根据企业需求调整行政团队组成？如何发挥团队力量给到企业最有效的支持？

这些同样是行政经理需要考虑的问题。

看到这里，相信大家已经对行政经理所需要的综合能力有了充分了解。那么，我们如何才能搭建出这样的能力体系？

二、如何搭建行政经理所需要的能力

搭建行政经理所要具备的能力，不但需要我们改变思维方式，更需要发展个人擅长的方向。小知结合以往大咖们分享的经验，制作出一个行政经理能力培养体系图，仅供大家参考 ⬇️

1.

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找到自己的角色定位，摆正心态

行政对自己的工作定位决定了企业对你的认知。想要在行政领域更近一步，首先要摆正心态。

一方面是对自己的行政角色有明确要求，并做出符合这个角色的动作：你想要成为什么样的人、这个角色可以做什么、应该做什么、不能做什么...要梳理清楚。比如，如果你对自己的定位是公司管家保障运营发展，但却每天做着拖地洗茶杯的简单工作，这样未免有些不符合你的定位了，需要根据实际情况调整。

小知想在这里分享微思敦行政定位的例子。首先他们定位非常明确：行政并非打杂，不做保姆要做管家。因此他们做出的配套动作是：要求行政们要有出色的工作能力而非漂亮的身高样貌，比如招聘前台的工作要求就是亲和度与工作能力要优先于颜值。而关于如何做管家，他们也有一系列的动作，比如把默认变成规则、使用效率工具如群提醒机器人、建立沟通通道进行专业化流程化的处理等。

*如果你想知道微思敦行政工作是什么样的，点上方图片跳转

另一方面是调整好心态，做好面对纷至沓来需求、服务各方的准备。公司大管家需要面对各种要求，“没有人做的活儿就是行政的活儿”，要有能承受这样压力的毅力。

2.

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梳理你的行政工作体系框架

想要让工作效果更好，前提是明白你在做什么。你司行政部目前负责哪些工作？你自己目前负责了哪些工作？你为公司的内部运营做了哪些努力？工作还有哪些优化空间？

想要厘清这些问题，梳理工作框架体系必不可少。小知建立了一个行政工作体系梳理的思维导图，你可以参考这里的梳理方式，整理出属于自己的框架。点击蓝字即可跳转详情。

由于不同行业的行政工作内容差别很大，通用版本并不适用于所有人，大家还是要靠自己了～

△点击可查看大图，仅示意

3.

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发展一个自己擅长的方向

行政工作虽然涵盖范围广而杂，但是你可以在某一个专项事物/重要工作部分上做精做深，让自己有亮点加持，成为别人代替不了的行政，也更容易匹配到有相应需求的经理岗位。

例如发展一项精通的行政板块，比如装修、选址、资源管理等，积攒丰富的项目主持经验、熟练掌握流程模式、对各类突发状况有一定的准备以及处理方法。

*某公司数字化能源管理

还可以选择紧跟行业趋势，深入了解当下行政行业的热门话题，积累落地经验。譬如主持搭建行政共享中心（ssc）、行政数字化改革、行政服务产品化、进行行政服务设计等。

你也可以将自己发展成为复合型人才，在精通行政事务的基础上，也能承担一部分人事/文化/采购/品宣/对公对外交流等的工作，在此类行政经理岗位竞争中脱颖而出。

4.

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跟随企业发展状态，调整工作重点

行政服务说到底是为公司的发展而服务，所以想要建立行政经理应该拥有的统筹能力，了解企业发展状态、贴近业务，对想要进阶的行政来说非常重要。

一方面要紧跟业务和公司发展进程，在不同的阶段提供相应的服务支持；另一方面要帮助企业在合理范围内降低运营成本，全力发展业务。

例如，业务线的持续性加班，是否需要行政提供加班餐、能量补给、通勤补助等后勤支持；业务减员时如何处理空置空间，以及维护现有员工工作安全感；公司部门结构调整后，行政是否要进行相应的工位分布、功能空间的调整...

*为了更好地了解员工需求，有赞推出了内部app「茶馆」

看似普通的行政事务，都是建立在对业务需求的精准判断上的。了解业务，才能让你做出的行政工作安排更加精准。

关于如何贴近业务，小知以前也详细写过，点击蓝字可跳转。

5.

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将运营思维带入行政工作，复盘总结

行政经理需要的是复合能力，但无论是制定管理制度还是搭建行政流程，都离不开我们对日常工作的总结、复盘。可以将互联网行业里的运营思维运用到行政工作中。

运营思维听起来很抽象，实际就是大家常说的“用心”和“做换位思考”。

用心

复盘：用复盘思维总结你的工作经验，当经验能够输出成体系时，就建立了对行政工作的深层认知，这时你拥有了制定制度的能力

拆解：用流程思维拆解工作，不仅有利于找到单项事务的关键点及难点，从全局出发时在也有助于你梳理整个行政工作流程。

换位思考

站在公司的角度：控制成本是行政经理的工作关键，所以数据思维必不可少。比如通过数据管控预算、通过数据量化进行资源管理等。

站在员工角度：员工需要什么支持、不喜欢什么方式...把用户思维使用在行政场景里，它可以帮助你设计一个完整的、精准切入员工需求的行政服务体系，让行政服务更有效地触达到员工。

关于运营思维在行政工作中的详细运用，可以点击蓝字查看更多

6.

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转变认知，建立管理者思维

行政经理和行政专员相比，最大的区别在于后者是具体的事务性工作岗位、前者是管理型的岗位。两个岗位上的工作的重心也有着巨大区别，一个是如何做好某一件工作，一个是如何管理好某一块工作。

行政经理所要具备的能力不是自己如何执行事项，而是如何管理自己的小团队做事。所以要求你转变对自己角色的认知，从执行者思维转换成管理者。

除了针对性选用人才，还要能够培养人才、给团队成员创造充分展示自己个性与能力的空间；设立团队目标，对内对外展现行政团队的专业性；建立公平的激励制度，形成良好的团队氛围；管理好自己，合理使用权力形成独特管理风格...

*例如可以使用smart原则来提高团队执行力

给你一个行政团队，该如何管理？戳蓝字查看资深行政人士的意见。

进入行政行业或许容易，但想要深入发展却并非易事。面对成为行政经理这道隐形的行业“门槛”，你准备好了吗？

在实际工作中，你认为还有那些能力是行政经理必须具备的？成为行政经理，你有哪些经验可以分享呢？欢迎大家来留言区交流沟通！

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